8 puntos a considerar antes de adquirir un software de control de ausencias en tu empresa

El ausentismo es un riesgo que impacta en la productividad de las empresas, por eso es necesario que tengas un un sistema que lo mida para que tomes decisiones que te permitan controlarlo. ¿Sabes cómo elegir el mejor?

A pesar de que los softwares de gestión de ausencias son útiles herramientas para detectar los niveles de inasistencias en los equipos, antes de adquirir uno, evalúa sus características. A continuación, te ayudamos a encontrar el apropiado.

Un software de gestión de ausentismo te ayuda a disminuir los efectos que se presentan cuando hay un problema de inasistencias en tu empresa.

Cuando implementas su uso, te ayuda a frenar el aumento de costos, mejora tu productividad e incrementa la calidad del trabajo.

Enseguida te decimos lo que debes saber antes de elegir uno.

¿Qué debes saber antes de comprar un software para gestionar el ausentismo laboral?

Para contratar el sistema que verdaderamente sea eficiente y confiable a las necesidades de tu compañía, los puntos que debes considerar son:

  1. Presupuesto

Una de las primeras preguntas que surgen al iniciar la búsqueda del software ideal es: ¿hasta cuánto invertir? Pues bien, la realidad es que esto depende de muchos factores involucrados, por ejemplo:

  • Necesidades en la organización.
  • Nivel de precisión en medición de datos.
  • Características en el producto y servicios adicionales del fabricante.

Valora los beneficios del recurso digital que pretendas adquirir y analiza qué tan efectivo es el monitoreo y control del ausentismo que te propone obtener. Percibe su valor y fija una cantidad.

  1. Necesidades

Identifica un sistema que se adapte a las necesidades de tu empresa. Es más funcional uno que se ajuste a los horarios de tus jornadas laborales, días de trabajo, días festivos, número de trabajadores, cargos y demás información.

De esta manera obtienes reportes a la medida y conoces resultados precisos, que te ayuden a gestionar correctamente el ausentismo en toda tu compañía.

  1. Módulos y métricas

Investiga los módulos y las métricas que utilizan los diferentes softwares. De esta forma, aprovechas al máximo la tecnología que te ayuda a medir, analizar y tomar decisiones con base en datos cuantitativos, para controlar los niveles de ausentismo.

Asegúrate de que el programa que eliges administra prioritariamente las licencias médicas y las ausenciasTambién, que facilita indicadores por períodos de tiempo personalizados como:

  • Porcentaje de ausentismo.
  • Ranking de trabajadores ausentes.
  • Tasa de uso de días de licencia.
  • Duración de uso de licencias.
  • Total de licencias utilizadas.
  • Días de impacto de ausencias en la productividad.
  • Médicos que emiten permisos a los trabajadores.
  1. Experiencia de uso

Yusef Hassan Montero, Director del Máster Universitario en Diseño de Experiencia de Usuario y Profesor en la Universidad Internacional de la Rioja, argumenta, en entrevista con Universia, que si un software no es capaz de identificar los objetivos de los usuarios, ofrecer soluciones con base en principios de diseño o medir y evaluar con efectividad, no se considera profesional.

Debido a esto, es imprescindible que primero conozcas a detalle cómo manejar la tecnología que estás por comprar.

Debe tener una interfaz de uso sencillo, rápido e intuitivo, sin necesidad de que inviertas mucho tiempo en capacitaciones demasiado técnicas y difíciles de poner en práctica.

  1. Soporte técnico

Por otro lado, además de su facilidad en el uso, estudia si ofrece un servicio al cliente que te asesore en caso de cualquier complicación, duda o problema, sobre todo si es la primera vez que usas este tipo de herramienta.

Por eso, fíjate si el producto incluye la disponibilidad de un buen equipo de soporte.

  1. Seguridad

¿El software respalda y resguarda la información para consultarla en el momento en que se necesita? Considera un sistema que mantenga tus datos protegidos y guarde los históricos.

Hoy cada vez más organizaciones están optando por servicios de cloud computing gracias sus ventajas en el registro de información; a diferencia de un programa que necesita instalación local, sus copias de seguridad se guardan en la red y están disponibles en todo momento.

La revista Forbes señala que si eliges soluciones en la nube, obtienes estrictos estándares de seguridad en la información, a través de un esquema de responsabilidad compartida entre el proveedor y el cliente.

  1. Nivel de automatización

Ahora bien, el software a cargo de monitorear el ausentismo de tus colaboradores debe ser capaz de transformar todos los datos en información y por supuesto, de integrarlos en una misma base. Sus características de automatización te deben permitir:

  • Revisar en tiempo real el estado de los permisos de trabajadores.
  • Cargar fácil y automáticamente la información.
  • Detectar y corregir errores en datos de manera automática.
  • Priorizar las gestiones a realizar ante las ausencias.
  • Conocer el estado actual de las apelaciones de colaboradores enfermos.
  1. Plan de acción

Recuerda que, para que esta herramienta de control sea altamente efectiva, es importante que desarrolles un plan de acción que impulse su adecuada incorporación.

Planifica una estrategia que defina cuándo, cómo y en qué medida vas a incorporar este nuevo sistema; informa a tus colaboradores el por qué de su implementación.

 

Adquiere una solución completa

A pesar de que un trabajador ausente trae como consecuencia costos directos y pérdida de productividad para la empresa, es un problema posible de erradicar implementado la solución digital correcta.

En Inmune desarrollamos un exclusivo software para empresas chilenas especializado en el monitoreo y control de Licencias Médicas que ordena y agiliza su administración, y detecta patrones irregulares de ausentismo gracias a sus herramientas de inteligencia artificial.

Contacta a uno de nuestros ejecutivos para conocer más detalles de esta eficiente tecnología e intégrala a las necesidades de tu empresa para controlar los riesgos del ausentismo desde un mismo lugar de forma fácil, automática y segura.

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